Pelatihan kearsipan elektronik yang diselenggarakan oleh Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran (P.ADP) Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Negeri Malang (FEB UM) pada 7 Juli 2024, merupakan sebuah langkah strategis yang tidak hanya bertujuan untuk meningkatkan kompetensi guru SMK di bidang kearsipan, tetapi juga memberikan kontribusi signifikan terhadap pencapaian SDGs 11 (Kota dan Komunitas Berkelanjutan). Pelatihan ini menyoroti pentingnya penggunaan teknologi digital, seperti platform ARSIPKITA, dalam pengelolaan arsip elektronik yang efisien dan ramah lingkungan.
SDGs 11 berfokus pada menciptakan kota dan komunitas yang inklusif, aman, tangguh, dan berkelanjutan. Salah satu aspek kunci dalam mencapai tujuan ini adalah dengan mengelola sumber daya dan ruang secara efisien, serta mengurangi dampak lingkungan dari aktivitas perkotaan. Dalam konteks ini, pelatihan kearsipan elektronik bagi guru SMK menjadi sangat relevan, karena sekolah merupakan salah satu institusi yang berperan besar dalam membentuk pola pikir dan perilaku generasi mendatang terkait dengan keberlanjutan.
Digitalisasi dan Pengelolaan Sumber Daya
Salah satu manfaat utama dari pengelolaan arsip secara elektronik adalah pengurangan signifikan dalam penggunaan kertas dan ruang fisik. Dengan digitalisasi arsip, kebutuhan akan penyimpanan fisik dapat dikurangi, yang pada gilirannya mengurangi permintaan akan pembangunan ruang penyimpanan baru. Hal ini berkontribusi pada pengelolaan ruang kota yang lebih efisien, yang merupakan salah satu elemen penting dalam pencapaian SDGs 11.
Selain itu, digitalisasi juga mendukung efisiensi energi. Arsip fisik sering memerlukan kondisi penyimpanan khusus, seperti pengaturan suhu dan kelembaban tertentu, yang memerlukan penggunaan energi tambahan. Dengan arsip digital, kebutuhan energi ini dapat diminimalkan, mendukung upaya untuk mengurangi jejak karbon dari institusi pendidikan dan lingkungan perkotaan secara umum.
Transformasi Pendidikan Menuju Keberlanjutan
Pelatihan ini juga berfungsi sebagai sarana untuk memperkenalkan para guru pada praktik pendidikan yang lebih berkelanjutan. ARSIPKITA, sebagai platform pembelajaran digital, memungkinkan guru untuk mengajarkan konsep-konsep kearsipan secara interaktif dan menarik, sambil tetap menekankan pentingnya praktik ramah lingkungan. Dalam jangka panjang, ini akan membantu membentuk generasi siswa yang tidak hanya terampil dalam mengelola informasi, tetapi juga memiliki kesadaran tinggi akan pentingnya keberlanjutan dalam setiap aspek kehidupan.
Selain itu, dengan kemampuan ARSIPKITA untuk mensimulasikan lingkungan kerja nyata, guru dan siswa dapat berlatih mengelola arsip dalam berbagai skenario yang realistis, seperti pengarsipan surat masuk dan keluar, retensi arsip, dan pengaturan jadwal rapat. Ini memberikan pengalaman praktis yang tidak hanya meningkatkan kompetensi teknis mereka tetapi juga mengajarkan nilai-nilai efisiensi dan tanggung jawab lingkungan.
Pengurangan Limbah dan Pengelolaan Ruang
Dengan mengintegrasikan teknologi kearsipan elektronik ke dalam praktik pendidikan, sekolah-sekolah SMK yang menggunakan ARSIPKITA dapat secara langsung berkontribusi pada pengurangan limbah, terutama limbah kertas. Hal ini sejalan dengan tujuan SDGs 11 yang mendorong pengurangan jumlah limbah yang dihasilkan oleh komunitas perkotaan.
Pengelolaan arsip yang lebih efisien juga berkontribusi pada pengelolaan ruang yang lebih baik di lingkungan sekolah. Sebagai contoh, dengan berkurangnya kebutuhan akan ruang penyimpanan arsip fisik, sekolah dapat mengalokasikan ruang tersebut untuk keperluan lain yang lebih produktif dan mendukung kegiatan belajar mengajar. Ini juga menciptakan lingkungan belajar yang lebih nyaman dan efisien, yang pada akhirnya mendukung tujuan kota yang inklusif dan berkelanjutan.
Peran Guru sebagai Agen Perubahan
Guru memainkan peran kunci sebagai agen perubahan dalam komunitas mereka. Dengan meningkatkan kompetensi mereka melalui pelatihan seperti ini, guru dapat menjadi teladan bagi siswa dan rekan-rekan mereka dalam mengadopsi teknologi yang mendukung keberlanjutan. Mereka juga dapat menyebarkan pengetahuan ini kepada komunitas yang lebih luas, termasuk orang tua siswa dan masyarakat sekitar, memperkuat dampak positif dari inisiatif ini.
Antusiasme guru dalam mengikuti pelatihan ini menunjukkan kesadaran mereka akan pentingnya digitalisasi dalam pengelolaan arsip dan komitmen mereka untuk berkontribusi pada kota dan komunitas yang lebih berkelanjutan. Dengan mengintegrasikan ARSIPKITA ke dalam kurikulum, mereka tidak hanya mempersiapkan siswa untuk menghadapi dunia kerja yang semakin digital, tetapi juga membekali mereka dengan pengetahuan dan keterampilan yang relevan untuk mendukung pembangunan berkelanjutan.
Dampak Jangka Panjang
Dengan pelatihan ini, FEB UM tidak hanya meningkatkan kualitas pendidikan di SMK, tetapi juga berkontribusi pada pencapaian SDGs 11 di tingkat lokal dan nasional. Dalam jangka panjang, inisiatif ini dapat menjadi model bagi institusi pendidikan lainnya untuk mengadopsi praktik pengelolaan arsip yang lebih efisien dan ramah lingkungan.
Keberhasilan pelatihan ini juga dapat mendorong pemerintah daerah dan institusi lainnya untuk mendukung program-program yang serupa, yang berfokus pada integrasi teknologi digital dalam pengelolaan sumber daya kota. Dengan demikian, sekolah-sekolah yang dilatih melalui program ini dapat menjadi contoh nyata dari bagaimana pendidikan dapat memainkan peran penting dalam mendukung kota dan komunitas yang lebih berkelanjutan.
Kesimpulan
Pelatihan kearsipan elektronik yang diselenggarakan oleh P.ADP FEB UM merupakan langkah penting dalam mendukung pencapaian SDGs 11. Melalui penggunaan teknologi digital seperti ARSIPKITA, para guru SMK tidak hanya dilatih untuk meningkatkan kompetensi mereka, tetapi juga untuk menjadi agen perubahan dalam menciptakan kota dan komunitas yang lebih berkelanjutan. Dengan pengelolaan arsip yang lebih efisien, pengurangan limbah, dan pengelolaan ruang yang lebih baik, inisiatif ini memberikan kontribusi yang signifikan terhadap upaya global untuk menciptakan lingkungan perkotaan yang inklusif, aman, tangguh, dan berkelanjutan.